Onlangs organiseerde Tacstone Technology het webinar “De belofte van RPA in de zorg”. Een korte terugblik.

Maar liefst 40 aanmeldingen vanuit de sector bevestigden wat wij dagelijks in onze praktijk zien: RPA is óók in de zorgsector sterk in opkomst. De belangstelling voor de mogelijkheden van deze nieuwe technologie groeit sterk, evenals het aantal concrete initiatieven. Een uitstekend moment dus om een webinar te organiseren om ideeën en ervaringen uit te kunnen wisselen.

De sprekers:

Hans Zekveld
(UMCU)

Mark de Poorter
(Tacstone Technology)

Ebert Knol
(Tacstone Technology)

Luc Zuidhof
(UiPath)

Uitkomsten onderzoek “RPA in de zorg anno 2022”

Allereerst presenteerde Mark de Poorter de resultaten van een eerder onderzoek naar de toepassing van RPA binnen ziekenhuizen. Dit onderzoek werd uitgevoerd door Tacstonian Jeroen Smits voor zijn Master of Business Administration – Digital Business aan de University of Twente. Een aantal key takeways uit dit onderzoek:

• RPA is een accelerator van digitalisering in ziekenhuizen
• Alle deelnemende ziekenhuizen in het onderzoek zien de potentie om RPA in hun ziekenhuis breed toe te passen
• Ziekenhuizen zien RPA op termijn ook ingezet worden in hun primaire zorgprocessen
• De toepassingsmogelijkheden voor RPA zijn breder dan alleen binnen Financiën, P&O of zorgadministraties
• RPA wordt nu nog vooral kleinschalig ingezet op afdelingsniveau. De uitdaging is om van een afdelingsaanpak naar een concern-brede aanpak te komen.

In de zorg draait RPA niet alleen om tijdswinst, maar vooral om kwaliteitsverbetering

RPA wordt vaak gepositioneerd als technologie om repetitief werk uit handen te nemen van medewerkers, om zo tijd vrij te maken voor waarde toevoegende taken. Dat is 100% correct, maar toch zien we dat er vaak té weinig aandacht wordt besteed aan de kwalitatieve verbeteringen die je met RPA kunt realiseren. Wij zien in de praktijk dat RPA binnen zorginstellingen resulteert in:

• Continuïteit in uitvoering van processen
• Kortere reactietijden
• Lagere werkdruk, zéker in piekperioden
• Hogere datakwaliteit door meer controles
• Minder fouten in de uitvoering en dús minder herstelwerk
• Betere compliance (voldoen aan toenemende wet- en regelgeving)
• “Automation mindset” bij medewerkers

Gebruik van storytelling om kwalitatieve besparingen van RPA zichtbaar te maken

Het aantal bespaarde uren met RPA is eenvoudig te meten doordat virtuele medewerkers automatisch rapporteren hoeveel processen en transacties ze hebben uitgevoerd. Vermenigvuldig dit aantal transacties met het gemiddeld aantal minuten per transactie, en je kunt een zinvolle uitspraak doen over de tijdsbesparing. Met kwaliteitsverbetering ligt dit wat anders. De uitdaging is om dit meetbaar te maken en vervolgens ook zichtbaar in de organisatie. Wij gebruiken hier vaak Storytelling voor; een inspirerende communicatiemethodiek om een boodschap over te brengen.

Wat kan storytelling doen? Hieronder een paar voorbeelden van kwaliteitsverbeteringen door virtuele medewerkers die tot de verbeelding spreken:

• “Robie heeft in de eerste 3 maanden 5.000+ COVID-19 testuitslagen gearchiveerd. Hierdoor hebben we de vooraf gevreesde toename van de werkdruk op de afdeling P&O weten te voorkomen.”
• “Robot Anne heeft in december 20.000 binnenkomende facturen gecontroleerd, waardoor er 5% minder uitval was tijdens het coderen van facturen. Een mooi voorbeeld van controleren aan de voorkant, in plaats van herstellen aan de achterkant.”

• “Tijdens het kerstdiner heeft onze robot Jaap Vlug in 3 uurtjes tijd nog eens ruim 200 Diagnose Behandeling Combinaties gecodeerd, zodat deze voor 1 januari nog in het systeem stonden.”
• “Door de inzet van RPA hebben we de doorlooptijd van de aanvraag voor autorisatie tot het toegang hebben tot systemen gereduceerd van 3 dagen naar 15 minuten.”

Besef van urgentie en potentieel tijdens webinar breed gedeeld

Het potentieel van RPA en de urgentie om er op korte termijn mee aan de slag te gaan (als je al niet begonnen bent) werd door de deelnemers aan het webinar breed gedeeld.

Wie zien echter ook dat veel instellingen die eerder zijn gestart met RPA ná de opstartfase vaak tegen issues aanlopen die het opschalen (tijdelijk) in de weg kunnen zitten. Denk bijvoorbeeld aan eigenaarschap en rolverdeling (“Wie gaat er eigenlijk over?”), opleidingsbehoefte en informatiebeveiliging. Voor veel zorginstellingen is het vroegtijdig en actief betrekken van de top van de organisatie belangrijk om het strategische belang van de technologie juist te onderkennen. “Start small, but think big” werd een aantal keren genoemd. Samen met de werkvloer een werkende robot bouwen, om vervolgens ambassadeurs en sponsor te vinden in de top om RPA breder in te zetten. Zoek hierin aansluiting met afdelingsdoelstellingen, zodat het geen technology-push wordt maar RPA onderdeel wordt van een breder programma.

RPA Quick-Scan: verken de potentie van RPA

Met een laagdrempelige RPA Quick-Scan helpen we zorginstellingen en ziekenhuizen om de toepassingsmogelijkheden van RPA te verkennen op één of meerdere afdelingen. Op basis van deze mogelijkheden geven we inzicht in opbrengst en kosten, en geven we een advies hóe je de eerste stappen zet.

Inmiddels hebben verschillende deelnemers gebruik gemaakt van het de (gratis) RPA Quick Scan. Ook geïnteresseerd in een RPA Quick-Scan? Neem dan contact op met Mark de Poorter, partner Tacstone Technology.