Naast de Hogeschool Windesheim, HvA en UvA zet ook het ROC van Amsterdam software robots in om de werkdruk van medewerkers te verlagen. Dit doen ze onder andere door de digitale aanmeldingen van studenten in Eduarte te laten ontdubbelen door Robbie de Robot. In dit praktijkvoorbeeld lees je meer over hoe RPA in dit proces is toegepast en welke resultaten er geboekt zijn.
Afdeling
Studentenzaken
Applicaties
Eduarte, Excel, Outlook
Resultaat
1.500+ uren tijdsbesparing p/jaar, kortere reactietijden en geen dubbelingen in systeem
Aanleiding
Jaarlijks zijn er meer dan 36.000 digitale aanmeldingen van studenten bij het ROC van Amsterdam. Ondanks dat dit door de digitalisering van het onderwijs niet allemaal meer handmatig hoeft, zorgt het nog steeds voor een piekperiode rond de aanmelddeadline. Door alle zaken die hierbij komen kijken, zorgde dit voorheen voor een hoge werkdruk op de afdeling studentenzaken. Dit zorgde ervoor dat werk bleef liggen, en de reactietijden richting studenten langer werden.
Door de vele aanmeldingen is dit een onderdeel van het proces om met zorg te controleren. Het komt namelijk regelmatig voor dat studenten zich meerdere keren aanmelden. Bijvoorbeeld bij verschillende opleidingen binnen een onderwijsinstelling of juist bij meerdere locaties. Om te voorkomen dat een student dubbel wordt aangemeld, wordt er gekeken of deze al bestaat in het Studenten Informatie Systeem Eduarte. Deze extra controles zorgen voor een hogere datakwaliteit, en voorkomen dubbelingen in het systeem wat in andere processen tijdbesparing en een hogere kwaliteit van uitvoering oplevert.
Aanpak
Al in 2019 heeft het ROC van Amsterdam samen met Tacstone Technology initiatief genomen dit proces te automatiseren. Samen met de medewerkers van de afdeling Studentenzaken is het proces in kaart gebracht. Met automatisering in het achterhoofd, zijn er enkele optimalisaties doorgevoerd. De processtappen, uitzonderingen en uit te voeren controles zijn in detail opgeschreven in een procesontwerp. Ook is er een schermopname gemaakt van de handmatige uitvoering van dit proces. Vervolgens is het proces in nauwe samenwerking tussen de medewerkers van het ROC van Amsterdam, en de RPA Developer van Tacstone Technology ontwikkeld, getest en naar productie gebracht.
Het proces: verwerken aanmeldingen
Demo (schermopname robot)
Bekijk de video hiernaast!
Het resultaat: 1.500+ urenbesparingen per jaar
Jaarlijks levert dit proces een hoop besparingen op. Allereerst resulteert deze automatisering in een urenbesparing van 1.500+ uren per jaar, wat ongeveer gelijkstaat aan 1 FTE. Daarnaast zijn de reactietijden verkort van gemiddeld vijf dagen naar vaak nog dezelfde dag. Tot slot zorgt de inzet van RPA voor meer controles en daarmee hogere datakwaliteit. Dit voorkomt extra werkzaamheden in andere processen.
Een digitale medewerker (collega) binnen jouw afdeling Studentenzaken?
Heeft jouw studentenzaken team ook last van een (te) hoge werkdruk tijdens piekperioden? Neem dan contact op met Ebert Knol om te horen hoe je een software robot aan het werk zet op jouw afdeling.