Afdeling: Screening
MijnJustis, CRM
20.000 VOG verklaringen aangevraagd
De oorlog in Oekraïne heeft ervoor gezorgd dat miljoenen mensen op de vlucht zijn gegaan. Takecarebnb, een platform dat vluchtelingen in contact brengt met gastgezinnen, kreeg daardoor in zeer korte tijd zo’n 20.000+ aanmeldingen van gastgezinnen. Om deze aanmeldingen administratief te verwerken, diende Takecarebnb o.a. een aanvraag voor VOG verklaring klaar te zetten. Omdat vrijwilligers hun handen vol hadden aan andere taken, is RPA toegepast om dit proces te automatiseren
Takecarebnb: vluchtelingen koppelen aan gastgezinnen
Takecarebnb is een non-profitorganisatie die in 2020 werd opgericht. Het platform is bedoeld om mensen die op de vlucht zijn voor conflicten of natuurrampen te helpen aan een tijdelijk onderkomen. In de periode na het uitbreken van de oorlog in Oekraïne heeft Takecarebnb het druk gehad met meer dan 10.000 vluchtelingen uit Oekraïne aan een veilige verblijfplaats helpen.
Het arbeidsintensieve proces van screenen, matchen en afhandelen kost de medewerkers en vrijwilligers van Takecarebnb enorm veel tijd. Door een deel van het proces te automatiseren met RPA, konden zij zich richten op andere taken.
Aanleiding voor toepassing RPA
Sinds de invasie van Rusland in Oekraïne hebben veel mensen het land verlaten en zijn op zoek gegaan naar een veilig onderkomen. Zo zijn de vluchtelingen ook in Nederland terechtgekomen en probeert platform Takecarebnb in samenwerking met het Rode Kruis iedereen van een plek te voorzien. In een periode van een aantal maanden hebben zich meer dan 30.000 mensen aangemeld als gastgezin. De vrijwilligers van Takecarebnb moesten al deze aanmeldingen screenen, matchen en afhandelen in een korte tijd.
Nadat de aanmeldingen zijn gescreend, moet er voor ieder potentieel gastgezin een Verklaring Omtrent het Gedrag (ook wel VOG genoemd) worden aangevraagd. Door online op de website van het Ministerie van Justitie en Veiligheid persoonsgegevens in te voeren, kan een VOG-aanvraag ingediend worden. Nu kost het invoeren van deze gegevens al snel 3 à 4 minuten. Met iets meer dan tienduizenden aanvragen komt dat neer op zo’n 500 tot ongeveer 1000 arbeidsuren om alle gegevens handmatig in te vullen. Deze tijd van vrijwilligers kon beter besteed worden.
Aanpak RPA process
Een vrijwilliger kwam in gesprek met een van onze RPA Developers en vertelde over het tijdrovende proces in deze crisistijd. Dankzij zijn ervaring binnen het RPA veld, kon hij snel de link leggen tussen de administratieve werkdruk bij Takecarebnb en de toepassing van Robotic Process Automation. Door deze techniek toe te passen kan er een groot deel van het administratieve werk overgenomen worden.
Door een eerdere opdracht voor een klant, was het aanvraagproces voor een VOG bij Tacstone Technology al bekend. Zo kon het proces in enkele uren worden ontwikkeld en ingezet om binnen Takecarebnb aan de slag te gaan als de ‘digitale vrijwilliger’.
Praktijkvoorbeeld: VOG aanvragen
Ondertussen werkt het platform Takecarebnb al enige tijd met Robotic Process Automation voor het aanvragen van VOG-verklaringen. Door de software robots zijn er inmiddels 20.000+ VOG’s aangevraagd. Door het snel en foutloos afhandelen van deze aanvragen, hebben de vrijwilligers meer tijd om aanvragen te screenen en zorgt het geautomatiseerde proces voor minder fouten in de stappen hierna.
Bekijk de video!
Gratis UiPath licentie voor non-profit instellingen
Bij Tacstone Technology zijn we blij dat wij een handje hebben kunnen helpen in deze crisissituatie. Met hulp van onze partner UiPath konden we Takecarebnb een gratis RPA licentie aanbieden. Graag helpen wij meer non-profit organisaties met het automatiseren van hun processen om zo sneller en gemakkelijker hun doelen te behalen.
Ook werkzaam bij een non-profit instelling en interesse in het toepassen van RPA? Neem dan contact op.
