Kan factuurverwerking volledig worden geautomatiseerd met RPA?
Ebert Knol
Senior Manager
Zou het niet fantastisch zijn als op jouw afdeling de factuurverwerking volledig geautomatiseerd is? De term e-facturatie wekt de schijn dat dit makkelijk te realiseren is, helaas loopt het proces van aankoop tot betaling over meerdere schijven en wordt er gebruikt gemaakt vaan diverse systemen. Het crediteurenadministratieproces is één van de financiële processen die bovengemiddeld veel aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Facturen moeten foutloos bij de administratie binnenkomen, kosten moeten correct worden ingevoerd en alleen correcte facturen mogen worden betaald. In dit artikel leggen wij je uit wat er mogelijk is wanneer je Robotic Process Automation (RPA) betrekt in dit proces. Ontdek te potentie!
Het proces van factuurverwerking
Voordat we kunnen uitleggen wat RPA kan betekenen tijdens inkomende factuurverwerking, is het belangrijk om het volledige ketenproces van inkomende factuurverwerking helder te hebben.
Het proces van aankoop tot betaling kan worden onderverdeeld in de volgende 7 stappen:
- Ontvangst van de factuur
- Controleren van de factuur
- Invoeren van de factuur in het systeem
- Coderen van factuur
- Goedkeuring van de factuur
- 2/3 way matching
- Betaling van de factuur
Elk van deze stappen vereist verschillende informatie en gegevens, die moeten worden verzameld en verwerkt. Vaak worden hier verschillende systemen voor gebruik. Denk aan een inkoopsysteem, een factuurverwerkingsoplossing en een financieel systeem (of verschillende modules in een ERP systeem). Het invoeren van de gegevens in deze verschillende systemen gebeurt vaak manueel, wat het moeilijk maakt het hele proces te automatiseren.
In onderstaande afbeelding worden de stappen weergegeven met daarbij voorbeelden van de handmatige activiteiten en de intensiteit daarvan. De blauwe onderste lijn geeft een inschatting wat de handmatige intensiteit kan hebben met de hulp van RPA.
De combinatie van een goed ERP systeem en een goed factuurverwerkingsoplossing zoals Factuurportal is al in staat om veel processen te automatiseren. Het gebruik van Artificial Intelligence algoritmes in combinatie met Machine Learning geeft Factuurportal de mogelijkheid om PDF’s te verwerken als nooit tevoren, dit alles terwijl u tijd bespaart op uw volgende factuur! Omdat Factuurportal ook Acces Provider is voor Peppol, wordt de e-facturatie volledig ondersteund. Als resultaat heb je een factuurverwerkingsoplossing met maximale betrouwbaarheid, snelheid dat bestendig is voor de toekomst.
De RPA Software robot als ondersteuning tijdens factuurverwerking
Ondanks alle mogelijkheden van RPA, zien we in de praktijk dat er nog steeds activiteiten handmatig uitgevoerd moeten worden. Zie de RPA toepassing als slimme toevoeging om repeterende taken, zoals het matchen van de bestelling met het correcte factuur, het selecteren van de juiste kostenplaatsen en het coderen van grootboekrekeningen.
In samenwerking met Factuurportal bieden we deze oplossing aan. Hierbij wordt er gebruikt gemaakt van het UiPath platform, dé marktleider op gebied van RPA-software. Door middel van de UiPath software kan Tacstone Technology jouw software robot binnen een aantal weken realiseren. Zie de software robot als een virtuele medewerker die jouw financiële afdeling versterkt door taken van het administratief proces te automatiseren.
Hoeveel processen kun je met RPA automatiseren?
Met de juiste systemen, in combinatie met een goede factuurverwerkingsoplossing en een slimme RPA toevoeging, is het merendeel van het factuurproces te automatiseren. Het is belangrijk om te begrijpen dat er altijd uitzonderingen zijn die het niet waard zijn om te automatiseren. De inspanning en investering om het te automatiseren weegt niet altijd op tegen het handmatig oplossen.
Er wordt daarom in eerste instantie voornamelijk op de eenvoudige en herhaalbare activiteiten gefocust. Op deze manier zal je het meeste uit jouw investering halen. Gaandeweg kan er gekeken worden naar de meer complexere situaties.
Met RPA kun je een aantal taken automatiseren om zo te zorgen voor automatische factuurverwerking:
- Filteren crediteuren mailbox (o.a. herinneringen en aanmaningen)
- Aanvullende facturen ophalen uit klantportals
- Aanvullende controles (o.a. IBAN, BTW-nummer en adressering)
- Aanvullende invoer uit bronsysteem
- Toekennen grootboek nummer, kostenplaats en organisatie eenheden
- Validatoren toekennen op basis van autorisatie matrix
- Matchen van order-regels met inkoop-facturen
- Controles op betalings-lijsten
Ga nu aan de slag!
Wil je meer weten over automatische factuurverwerking of de mogelijkheden die RPA kan bieden? Neem dan contact met ons op.