Hoe RPA op de Finance-afdeling van Tilburg University zorgt voor tijdsbesparing en minder fouten
10.000+ validatoren toegekend
12.500+ facturen gecontroleerd
Deelnemer aan UiPath Academic Alliance Programma
Sinds 2021 zijn er binnen het Finance Service Center (FSC) van Tilburg University software robots aan het werk. Binnen het FSC hebben medewerkers te maken met een aantal taken die gebaseerd zijn op dezelfde standaard beslisregels. Ze moeten iedere dag op dezelfde wijze worden uitgevoerd en kennen weinig uitzonderingen. Dit zijn tijdrovende taken waar Robotic Process Automation (RPA) perfect bij kan helpen.
“Met de inzet van Robotic Process Automation (RPA) in het FSC willen wij zoveel mogelijk werkprocessen robotiseren. Zo maken we kostbare tijd vrij voor andere, leukere en meer inspirerende werkzaamheden.”
Clementine Lichtenberg |Hoofd financiële administratie
Meer tijd, minder fouten en betere datakwaliteit
In eerste instantie wordt er met de robotisering van tijdrovende taken tijd bespaard. Daarnaast zijn er een aantal andere belangrijke resultaten. Zo is er betere continuïteit in de uitvoering van werkzaamheden, worden er meer controles uitgevoerd om fouten te voorkomen en is de datakwaliteit verbeterd. Ook hebben processen nu een kortere doorlooptijd en wordt er sneller op binnenkomende verzoeken gereageerd. Dit alles heeft als direct effect dat de werkdruk op medewerkers is verlicht.
“We zijn al langer bezig om te kijken wat we in ons team kunnen automatiseren, niet perse met een robot. Toen we daar in 2019 echt mee begonnen was de reactie van een van de medewerkers wel ‘Goh, ik mag nu dus mee gaan kijken hoe ik mijzelf overbodig ga maken’. Maar al snel zag iedereen de mogelijkheden en dat je meer tijd krijgt om bijvoorbeeld uitzonderingen goed uit te zoeken. Uiteindelijk verbetert de kwaliteit van het werk dat je levert.”
Clementine Lichtenberg |Hoofd financiële administratie
De medewerkers binnen het FSC houden hun digitale collega in de gaten via een online dashboard (UiPath Orchestrator). Hier controleren ze of de software robot zijn/haar werk goed heeft gedaan. Ook zien ze welke uitzonderingen her handmatig moeten worden opgepakt.
Meer tijd voor complexe werkzaamheden
Optimus heeft in de tijd dat hij werkzaam is op de universiteit al meer dan 10.000 validatoren toegekend en zo’n 12.500 facturen gecontroleerd. Door RPA toe te passen in de applicaties SAP, Qlikview en Proactis zijn er binnen deze processen efficiency slagen behaald. De tijd die hierdoor gewonnen wordt, kan nu gebruikt worden voor complexere werkzaamheden.
“Je merkt dat de mindset van mensen ook wel echt helemaal meegaat in deze ontwikkelingen. Dat iedereen nu ook echt heel kritisch naar zijn eigen werk kan kijken om het anders te regelen, zodat er nog meer tijd overblijft om de zaken te doen die echt de inzet van mensen vraagt.”
Clementine Lichtenberg|Hoofd financiële administratie
Impact van RPA op toekomst FSC
In het jaar dat “Optimus”, zoals de virtuele collega genoemd wordt, actief is, heeft de aanwezigheid van de software robot een positieve impact gehad op de universiteit. Naast dat de werkdruk voor werknemers lager is geworden, ontstaan er nieuwe ideeën voor robotisering op andere afdelingen. Zo kan RPA in de komende jaren breder worden ingezet, en de opgebouwde kennis en expertise worden benut.
Daarnaast wordt er binnen de universiteit ook gedoceerd over deze nieuwe technologie, als onderdeel van de Post-Master Accountancy opleiding. Tilburg University is een deelnemer van het UiPath Academic Alliance Programma, waardoor docenten toegang hebben tot lesmateriaal en gratis UiPath Studio licenties. Tijdens deze colleges leren de studenten onder andere over de impact van nieuwe technologieën en de veranderende rol van een accountant.
Over Tilburg University
Tilburg University is uitgegroeid tot een bloeiende middelgrote multidisciplinaire universiteit gericht op mens- en maatschappijwetenschappen. Binnen het onderwijsinstituut wordt getracht de maatschappij begrijpen en bestuderen (Understanding Society) en zo wordt er bijgedragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hier worden studenten opgeleid tot leiders van de toekomst. Over de jaren heeft de universiteit al meer dan 87.000 alumni afgeleverd, van 73 bachelors en masters.
Wil jij net als Tilburg University ook kennismaken met deze nieuwe technologie? En ontdekken welke voordelen het biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en/of demo.