Software robot ondersteunt studiebegeleiders Windesheim Zwolle
27.500+ studenten
Educator, Excel, Outlook
Verlaging werkdruk in piekperioden
Intekenen van studenten via RPA
Uit een onderzoek van FNV (2021) blijkt dat tweederde van de medewerkers op Hogescholen een te hoge werkdruk ervaart. Zo hebben medewerkers onvoldoende tijd om hun werk af te krijgen, en moeten ze vaak hard werken om überhaupt bij te blijven met hun werk. Met stress en burn-outs tot gevolg. Één van de redenen voor deze te hoge werkdruk is te weinig personeel. De oplossing? Software robots, ook wel Robotic Process Automation (RPA).
Haal de robot uit de mens.
Met RPA kunnen repetitieve taken, zoals het invoeren van gegevens en het verwerken van administratieve documenten, worden geautomatiseerd. Dit zorgt ervoor dat medewerkers meer tijd hebben voor belangrijkere taken, zoals het beantwoorden van vragen van studenten en het ontwikkelen van efficiënte werkprocessen. Hierdoor kunnen zij zich beter concentreren op en hun werk efficiënter uitvoeren.
Praktijkvoorbeeld: Hogeschool Windesheim
Één van de Hogescholen die experimenteert met de inzet van software robots is Hogeschool Windesheim. Iedere periode moeten studenten zich inschrijven voor nieuwe vakken. Dit gebeurt via een webapplicatie, genaamd ‘Intekenen 2.0’. Deze webapplicatie genereert een Excel rapport, dat vervolgens handmatig verwerkt moet worden door studiebegeleiders in het programma Educator. Iedere student moet namelijk aan een groep gekoppeld worden. Het resultaat? Een arbeidsintensief proces, wat leidt tot een hoge werkdruk, met name in piekperioden.
De software robot aan het werk
RoboWin, zoals de software robot genoemd wordt, ondersteunt studiebegeleiders in het verwerken van inschrijvingen in Educator. Deze software robot koppelt de studenten aan de juiste groepen. Maar dan sneller, zonder fouten te maken én ook ‘s avonds of in het weekend.
Bekijk de video!
Software robots zijn hier NIET om onze banen over te nemen.
Het is belangrijk om te benadrukken dat de inzet van RPA niet betekent dat menselijke medewerkers overbodig worden. Integendeel juist, de inzet kan juist bijdragen aan een betere samenwerking tussen mensen en computers. De technologie kan repetitieve taken uit handen nemen, terwijl medewerkers zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten en specialiteiten. Hierdoor kunnen zij meer waarde toevoegen aan het onderwijsproces en kunnen studenten beter worden geholpen bij hun ontwikkeling.
Software robots inzetten op jouw afdeling?
Één van de kenmerken van RPA is dat het eenvoudig en laagdrempelig is om deze technologie toe te passen. Zo kun je al in een aantal dagen een simpel proces automatiseren. De eerste stap is het selecteren van de werkzaamheden die geschikt zijn om te automatiseren. Benieuwd hoe andere onderwijsinstellingen dit doen? Neem dan contact op met Ebert Knol.