UiPath RPA en het digitale DNA van YoungCapital: een perfecte match?
YoungCapital is het recruitment- en uitzendbureau met de grootste jongerendatabase van Europa. De groei van YoungCapital lijkt niet te stoppen. Het bedrijf stond vorig jaar op plek vijf in de lijst met 250 snelst groeiende bedrijven en is in drie jaar tijd van 500 naar 1.300 medewerkers gegaan. YoungCapital staat voor lef, ambitie en energie. Fouten maken wordt gezien als de allerbeste manier om iets nieuws te leren en het iedere dag weer beter te doen. Ooit begonnen als online jobboard, zit ICT in het DNA van de organisatie. En juist dát maakte het voor Tacstone Technology zo’n uitdaging om met YoungCapital een RPA traject te starten. Zonder angst voor nieuwe technologie op zoek naar kansen voor innovatie en verbetering. Niet te lang nadenken, maar knopen doorhakken en het samen doen. De eerste resultaten konden dan ook niet lang uitblijven.
De uitzendwereld is al vergaand gedigitaliseerd. Wat kan RPA nog toevoegen?
De wereld digitaliseert steeds verder en dat geldt zeker ook voor de uitzendwereld. Uitzendbureaus zijn inmiddels prima in staat om automatisch grote hoeveelheden cv’s en vacatures te verwerken en te matchen. Maar het vergaand automatiseren van de administratieve processen blijft een lastige opgave. Deels veroorzaakt door wet- en regelgeving die in deze sector complex is en vaak verandert. Maar ook de snelheid waarmee nieuwe producten en diensten in de markt worden gezet maakt het lastig om ICT systemen en processen continu goed te laten aansluiten bij de manier van werken.
“Als YoungCapital lopen wij voorop met innovatie en automatisering. Zoals met het inzetten van slimme data en algoritmes bij het matchen van grote aantallen CV’s en vacatures. Toch zie ik ook dat wij nog moeite hebben om de laatste 10 of 20 procent van veel administratieve processen te automatiseren. De sterke groei van ons bedrijf zou niet gepaard moeten gaan met een evenredige groei van de administratieve lasten. Er zijn nu al teveel medewerkers bezig met het uitvoeren van administratief werk. Als techneut en als CTO van ons mooie bedrijf ben ik enthousiast over de mogelijkheden om met RPA en AI nu ook die laatste 10 of 20 procent van al dat handwerk te lijf te gaan.”
John Muller | Chief Technology Officer bij YoungCapital
Duizenden uitzendkrachten checken in het doelgroepenregister van het UWV
YoungCapital heeft wekelijks zo’n 20 duizend kandidaten aan het werk. Voor iedere nieuwe kandidaat die aan het werk gaat, wordt eerst gecontroleerd of hij/zij is opgenomen in het zgn. ‘doelgroepenregister’ van het UWV. In dit register staan mensen die vallen onder een regeling van kabinet en werkgevers, gericht op extra banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Dit zijn mensen die moeilijk werk kunnen vinden of behouden, bijvoorbeeld door een ziekte of handicap.
Als YoungCapital vaststelt dat een nieuwe kandidaat in dit doelgroepenregister is opgenomen, kan aanspraak worden gemaakt op een financiële vergoeding zoals een loonkostensubsidie. Wekelijks gaat het om honderden tot duizenden nieuwe kandidaten die gecontroleerd moeten worden. Dit controleren gebeurt handmatig, door in te loggen op de website van het UWV en op basis van BSN nummer voor iedere kandidaat op te zoeken of hij/zij in het register voorkomt. Een enorm arbeidsintensieve en ook vervelende klus, maar wél een klus die iedere week op tijd gedaan moet zijn om het recht op subsidies niet te verspelen. Een mooie klus dus voor de software robot.
Aangezien het hier gaat om persoonsgegevens, zijn beide partijen zich ervan bewust dat het belangrijk is om zorgvuldig en secuur om te gaan met deze data. Hiervoor hebben Tacstone en YoungCapital een verwerkersovereenkomst afgesloten. Deze overeenkomst regelt alle zaken rondom de beveiliging en aansprakelijkheid van partijen die betrekking hebben op de omgang met persoonsgegevens.
In de nieuwe situatie is deze tijdrovende klus overgenomen door de software robot. De robot logt zelf in op de website van het UWV via Multi-Factor Authenticatie (zie kader hieronder). De robot start met een export vanuit de kandidatendatabase met de BSN nummers van alle kandidaten die gecontroleerd moeten worden. Vervolgens voert de robot één voor één ieder BSN nummer in en controleert de status. Deze status wordt uitgelezen en door de robot weer toegevoegd aan de lijst.
“We zijn heel happy met de hulp van onze nieuwe digitale collega. Het wekelijks controleren van soms wel duizenden kandidaten in het UWV register was echt een vervelend onderdeel van ons werk. Het kostte ons niet alleen veel tijd, maar het was ook erg saai en bovendien – juist omdat het zo saai was – maak je snel een copy & paste fout. We hebben inmiddels wel gezien hoe snel en foutloos onze robot zijn werk doet. Het scheelt ons minimaal een halve dag per week.“
Tycho Winkels | Junior Subsidy Advisor
De digitale medewerker die zelf kan inloggen met multifactor authenticatie. Hoe werkt dat?
Het inloggen op de website van UWV is, net als bij veel andere websites met gevoelige gegevens, goed beveiligd. Naast een emailadres en password is ook een zgn. ‘tweede factor’ nodig om in te kunnen loggen. Vaak is dit een SMS code die via een mobiele telefoon wordt ontvangen en die de gebruiker dan moet invoeren in het inlogscherm van de website.
Omdat de robot (nog?) geen eigen smartphone heeft, hebben we een andere oplossing bedacht. De code die wordt verstuurd, wordt door de robot ingelezen via een zgn. API en kan op die manier worden gebruikt tijdens het inlogproces.
Verwijderverzoeken snel en foutloos afhandelen? Geen probleem.
In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. De AVG regelt de bescherming van persoonsgegevens. Bij deze bescherming hoort o.a. het recht heeft op inzage van jouw persoonsgegevens bij een bedrijf of instelling die deze gegevens heeft bewaard. Ook heb je als persoon het recht op vergetelheid ofwel het recht om jouw gegevens, te laten verwijderen.
Het is natuurlijk niet raar dat YoungCapital, met een grote kandidaten database, wekelijks grote aantallen van zulke verwijderverzoeken ontvangt. Ieder verwijderverzoek moet worden beoordeeld, geregistreerd, verwerkt en teruggekoppeld naar de kandidaat. En dat moet binnen de voorgeschreven termijn gebeuren. Een enorme administratieve inspanning. Daarom was dit bij uitstek een taak die zeer geschikt was om over te nemen door de software robot.
“Wij moeten de meeste verwijderverzoeken binnen een termijn van 4 weken valideren en verwerken. Idealiter wordt zo’n verzoek nog dezelfde dag afgehandeld, maar door piekdruktes of incidenten kon het soms wat langer duren. Sinds we de software robot op onze afdeling hebben werken, zijn we zelfs in staat om ieder uur alle openstaande verwijderverzoeken automatisch af te handelen. Dat is echt een enorme verbetering. De robot leest het zgn. ‘ticket’ zelf uit, herkent in welke ICT systemen een profiel van deze kandidaat is opgenomen en verwijdert alle profielen één voor één. Zo weten we zeker dat we geen profielen over het hoofd zien en er niet onbedoeld gegevens achterblijven in onze systemen. En de kandidaat die het verwijderverzoek heeft ingediend ontvangt razendsnel een bevestiging.“
Kim van der Meer | Process & Support Executive
RPA kennis opbouwen in eigen huis, al direct vanaf de start
Al direct bij de start van het RPA project maakte YoungCapital de keuze om kennis en capaciteit in eigen huis op te gaan bouwen. Met Tacstone Technology werd de afspraak gemaakt om met een co-creatie model te werken: Tacstone verzorgt het projectmanagement, richt de ontwikkel- en beheeromgeving voor RPA in en neemt de leiding bij het analyseren van processen en de ontwikkeling van robotscripts. Tegelijkertijd worden on-the-job één of meer medewerkers van YoungCapital getraind in belangrijke rollen zoals RPA Business Analyst en RPA Developer.
De eerste RPA Developer van YoungCapital is Wendy Beekman. De afgelopen 3 jaar heeft zij, in haar functie als applicatiebeheerder, al veel ervaring opgedaan met het automatiseren van processen. Mede hierdoor was Wendy, toen zij in aanraking kwam met het RPA programma, direct enthousiast.
“Ik ben begonnen met het volgen van een fulltime RPA Bootcamp van 4 weken die werd georganiseerd door Tacstone Technology in samenwerking met YoungCapital NEXT. Deze bootcamp heeft mij een goede basis gegeven, zodat ik met vertrouwen en vol enthousiasme aan de slag kon als RPA Developer. Mijn oude taken heb ik allen kunnen overdragen. Hierdoor heb ik nu de volledige focus om samen met Tacstone Technology mijn collega’s en de organisatie te verrassen met de kracht van RPA.”
Wendy Beekman | RPA Developer bij YoungCapital