RPA maakt retailketen OFM toekomstbestendig

Retailbedrijven opereren in een ongekend competitieve omgeving. Elke activiteit die efficiënter verloopt zorgt al snel voor concurrentievoordeel. Johan Koetje, CFO van kledingketen OFM, zet daarom software robots in om met name financiële en logistieke processen beter te laten verlopen. Mensen krijgen daardoor leuker werk.

Johan Koetje is als CFO bij OFM verantwoordelijk voor financiën, maar ook voor HR en ICT. Dit laatste is breed, van logistiek tot de IT-infrastructuur. Waar voor zijn aantreden drie jaar gleden de focus vooral lag op hardware en het serverpark, is er een duidelijke trend ingezet om meer aandacht te besteden aan applicaties. Ook is technologie breder verankerd in de organisatie.

Mogelijkheden van RPA

Robotic Process Automation (RPA) is bij uitstek een technologie om veel applicaties efficiënter in te zetten. Koetje: “Bij mijn vorige werkgever had ik al kennis gemaakt met de mogelijkheden van RPA, en Tacstone als leverancier daarvan. Ik zag daar veel potentieel in, gezien de vele repetitieve werkzaamheden binnen de divisies van het bedrijf.” 

Dit idee nam hij mee naar kledingbedrijf OFM. “Toen ik bij OFM begon, hebben we direct de mogelijkheden van RPA onderzocht. We keken in eerste instantie naar de financiële afdeling, zoals de mogelijkheid om de crediteurenadministratie te automatiseren. Bij die afdeling waren veel repetitieve processen, en toen we daar een duidelijk beeld van hadden zijn we daarover in gesprek gegaan met Tacstone om daar software robots bij in te zetten.”

Cultuurverandering binnen het team

Een essentieel onderdeel van dit proces was het in een vroeg stadium betrekken van het hele team bij deze veranderingen. “Mensen zijn vaak terughoudend, en willen vasthouden aan bekende praktijken in hun vakgebied. Dat kan leiden tot een ‘eilandcultuur’, dus het doorbreken van die cultuur en het goed informeren van individuele medewerkers is cruciaal.”

Het belangrijkste daarin is volgens Johan om te benadrukken dat automatisering niet bedoeld is om banen te vervangen, maar om medewerkers in staat te stellen meer te doen in dezelfde tijd en waarde toe te voegen aan het bedrijf. “Deze boodschap hebben we regelmatig herhaald. En na verloop van tijd beginnen medewerkers dan het potentieel te zien.”

Meer efficiëntie en kwaliteit door RPA

Over zijn eigen rol op technisch gebied zegt hij: “Dit betekent dat we tools aanbieden om processen te automatiseren. Ik zorg ervoor dat onze ‘pijplijn’ gevuld blijft, door met collega’s te bespreken welke processen in aanmerking komen om te automatiseren.”

Dit hangt onder meer af van de kosten en de verwachte besparingen of voordelen, die volgens Koetje niet altijd financieel hoeven te zijn. “Het kan ook gaan om kwaliteitsverbetering binnen een afdeling. Neem bijvoorbeeld het controleren van bankrekeningnummers. Zo’n controle, uitgevoerd door een robot, is heel eenvoudig maar kan grote problemen voorkomen, zoals het per ongeluk overmaken van betalingen naar verkeerde rekeningen. Als er een probleem dreigt krijgt de verantwoordelijke persoon een melding van de robot.”

“Het is mijn doel om mensen op een positieve manier hun werk te laten doen. Ik zie mezelf meer als een facilitator die de middelen en mogelijkheden biedt om hun werk goed uit te voeren”

Johan Koetje | CFO OFM

De robots zijn 24/7 aan het werk

Bij OFM draaien nu twee robots die 24 uur per dag, zeven dagen per week, werken aan meer dan twintig processen. “En ik schat dat er nog zeker twintig processen in de wachtrij staan.” Op dit moment gaat het vooral om processen binnen de financiële afdeling, één bij logistiek, en sinds kort ook bij de afdeling marketing.

De robots zorgen onder meer voor financiële ‘hygiëne’ en het zogenoemde afletteren van tussenrekeningen. “We hebben verschillende tussenrekeningen die gekoppeld zijn aan betalingssystemen, dus de betalingen zijn verdeeld over diverse grootboeken. Die moeten op elkaar worden afgestemd, en dubbele vermeldingen uit het systeem gehaald. Vroeger deed iemand dit handmatig, wat erg tijdrovend was. Nu hebben we dit proces geautomatiseerd met een robot. Hierdoor hebben we veel meer overzicht dan voorheen.”

Robots als schakel in toekomstbestendige bedrijfsprocessen

Op het gebied van financiën kijkt een robot bijvoorbeeld ook naar debiteurenchecks en controleert hij bankrekeningnummers. Daarnaast speelt op logistiek gebied het proces van opvragen van artikelen uit de winkels.

“Het voordeel is dat een robot nooit ziek is, wij moeten er vooral voor zorgen dat onze processen zo gestroomlijnd zijn dat ze altijd soepel blijven draaien. Ik beschouw de robot als de levensader van onze processen. Robots helpen om ons bedrijfsmodel toekomstbestendig te maken, vooral binnen onze sector, de retail. Als ondernemer wil je je voorbereiden op de toekomst, en inspelen op marktontwikkelingen als duurzaamheid. Als we over tien jaar nog relevant willen zijn, dan moeten we onze processen optimaliseren, digitaliseren en robotiseren.“

“Nu de robot operationeel is zijn medewerkers eraan gewend. Er ontstaat nu eigenlijk alleen paniek als de robot even niet functioneert, want dan zien ze hoe enorm veel werk de robot ze uit handen neemt. Medewerkers zien het niet als een bedreiging voor hun baan, maar als een hulpmiddel. Ze dragen nu zelfs proactief bij aan het verbeteren en uitbreiden van de processen die door de robots worden uitgevoerd.”

Johan Koetje | CFO OFM