De softwarerobot als Internal Auditor: het automatiseren van SOX controls met RPA
Ca 500 uur per jaar
tijdbesparing
Hogere frequentie en
100% foutloze controles
Dagelijks tientallen controles
in meer dan 15 ICT systemen
Darling Ingredients is een Amerikaans beursgenoteerd bedrijf, met een Europees hoofdkantoor in Nederland. Vanwege de beursnotering moet Darling voldoen aan de Sarbanes-Oxley Act, ook wel SOX genoemd. Deze verplichting betekent onder andere dat Darling moet kunnen aantonen dat de financiële rapportages betrouwbaar zijn. Hiertoe zijn intensieve en tijdrovende interne controles nodig, de zgn. SOX controls. RPA blijkt hier een effectief hulpmiddel te zijn.
Het automatiseren van IT Application Controls (ITAC)
Darling en Tacstone Technology zijn in 2020 gestart met het robotiseren van IT Application Controls (ITAC). Het doel was om de intensieve en tijdrovende controles op toegangsrechten van medewerkers tot applicaties vergaand te automatiseren.
In korte tijd is het gelukt om het gewenste robotscript te ontwikkelen, te testen en in productie te nemen. Inmiddels controleert de betreffende software robot nu dagelijks alle toegangsrechten, stelt een rapportage op en deelt deze rapportage met de afdeling Internal Audit. Deze afdeling Internal Audit heeft er dus eigenlijk een nieuwe medewerker bij. Een virtuele medewerker. Je zou deze ook de Internal Auditor 2.0 kunnen noemen.
De voordelen van de nieuwe manier van werken zijn groot. Allereerst bespaart de software robot honderden uren per jaar omdat de auditors deze controles nu niet meer handmatig hoeven uit te voeren. Deze tijd kunnen ze nu besteden aan andere belangrijke taken. Maar er is meer. De software robot kan de noodzakelijke controles véél frequenter uitvoeren dan voorheen werd gedaan. Met hetzelfde gemak, zo vaak als men wil. Bovendien worden de controles nu gegarandeerd 100% foutloos uitgevoerd én gerapporteerd. Een belangrijke stap vooruit met het oog op SOX compliance.
RPA als volwaardig onderdeel van bedrijfsbrede IT strategie
Darling had na de RPA pilot de kracht van UiPath in eigen huis ervaren. En het succes van de eerste toepassing smaakte naar meer. De overtuiging groeide dat RPA een volwaardig onderdeel zou kunnen uitmaken van de bedrijfsbrede IT-strategie. RPA zou niet meer gezien moeten worden als “slechts” een tool om repeterende taken te automatiseren, maar ook als een driver voor toekomstige innovatie. Door te investeren in RPA sorteert Darling ook alvast voor op de mogelijke toepassingen van Artificial Intelligence.
“With entrepreneurship as one of our core values, we continuously look for opportunities to take advantage of new technologies and anticipate on trends and innovations in order to improve our services and strengthen our competitive position”
Bart-Jan van Beckhoven | IT Director International
Naar een eigen RPA Center of Excellence
In Tacstone Technology vond Darling een kennispartner die veel verder kon gaan dan enkel het bouwen van goede robotscripts. Zo heeft Tacstone ondersteuning geboden bij het opzetten van een intern RPA Center of Excellence (RPA COE). Samen hebben partijen ook de inrichting gedaan van de RPA ontwikkel- en productie omgeving inclusief de installatie en het beheer van UiPath-software.
Tacstone heeft daarnaast een aantal interne medewerkers van Darling opgeleid in diverse rollen zoals RPA Developer, UiPath Orchestrator Administrator en RPA Business Analyst.
De groeiende samenwerking tussen Tacstone Technology en Darling Ingredients richtte zich verder op het ontwikkelen van kennis en expertise binnen het RPA COE. Zo zijn inmiddels alle relevante procedures en standaarden vastgelegd voor de documentatie, ontwikkeling en het beheer van robots.
RPA: spread the word!
Meer dan 70% van de organisaties beginnen hun RPA-reis binnen de Finance & Accounting afdeling (UiPath, 2018), om vervolgens verder op te schalen naar andere afdelingen. Dit gold echter niet voor Darling. Hier begon de RPA reis op de afdeling Compliance & Security. Waarom? Hier lagen veel kansen voor RPA. Denk aan het controleren van een voorziening voor dubieuze debiteuren (bad debt allowance), overbodige voorraad (obsolete stock) of de wisselkoersen (FX rates). Niet meer maandelijks achteraf, maar proactief op dagelijkse basis. Hierdoor kunnen afwijkingen dírect worden opgevolgd, in plaats van het corrigeren achteraf.
Het RPA COE is, met het succesverhaal van de afdeling Compliance & Security als springplank, aan de slag gegaan om het ‘RPA evangelie’ bij andere bedrijfsonderdelen te gaan verkondingen. Gezamenlijk met Tacstone werden inspiratiesessies georganiseerd voor management en medewerkers. Niet alleen in Nederland, maar ook in Brazilië, Polen, Duitsland en België. Het enthousiasme was groot en overal kwamen ideeën op voor nieuwe toepassingen. En zo begon RPA zich steeds meer als een olievlek door het bedrijf te verspreiden.
“We zien veel kansen voor RPA op verschillende plekken in ons bedrijf. Tegelijkertijd is het succesvol opschalen van RPA best een uitdaging. Met ons eigen RPA COE hebben we nu voor centrale plek waar RPA kennis en standaarden worden beheerd. Hiermee kunnen we RPA stap voor stap verder gaan uitrollen naar de verschillende regio’s. We gebruiken vaak aansprekende demovideo’s om het potentieel van RPA te laten zien. En we zijn steeds op zoek naar lokale ambassadeurs die RPA in onze organisatie goed op de kaart kunnen zetten.”
Niels Engelberts | Projectleider RPA bij Darling Ingredients
Met het opschalen van RPA werd het steeds belangrijker om de ontwikkelpijplijn goed te managen. Ook hier bood het UiPath-platform een uitkomst. Met UiPath Automation Hub worden nu alle ingediende robotideeën overzichtelijk bijeen gebracht, geordend, gevalideerd en geprioriteerd.
Co-creatie met RPA Developers van Darling
Darling Ingredients is tot op heden succesvol geweest in het opbouwen van eigen kennis en expertise. Er zijn meerdere medewerkers van de afdeling Application Improvements die zich hebben bekwaamd in de RPA-software van UiPath. Hun kennis van de applicaties en processen binnen Darling en hun UiPath vaardigheden vormen een effectieve combinatie om succesvol nieuwe toepassingen te ontwikkelen.
“Darling Ingredients is een mooi voorbeeld hoe we vanuit een co-creatie model succesvol samenwerken en zo RPA verkennen, inrichten en opschalen.”
Ebert Knol | Senior Implementation Lead bij Tacstone
En nu verder!
De samenwerking met Tacstone Technology heeft Darling inmiddels in grote mate zelfstandig gemaakt op vele aspecten van RPA. Proceskwalificatie, development en beheer: zowel de kennis en competenties als het enthousiasme en de overtuigingskracht die nodig zijn om de volgende stappen te zetten zijn geborgd binnen de organisatie.
“RPA is more than only time savings. We want to free our employees from the dull, repetitive work. So they have more time available for interesting and exciting tasks. With RPA we can also easily increase the frequency of execution of certain processes. This is especially helpful for some of the SOX-controls. And last but not least, RPA is very scalable. After automating a SOX control for one company, we could easily scale this to run in more entities worldwide”
Wendy van Soelen | Manager Compliance & Security
Is hiermee de samenwerking tussen Tacstone Technology en Darling Ingredients beëindigd? Nee, zeker niet. Tacstone blijft de kennispartner waarop Darling kan terugvallen bij nieuwe ontwikkelingen. Tacstone levert daarnaast op verzoek capaciteit, bijvoorbeeld om tijdelijk een bepaalde periode extra robotscripts te kunnen ontwikkelen.
Meer over Darling Ingredients
Met meer dan 10.000 medewerkers, 200+ locaties in 15 verschillende landen en een omzet van $3,57 miljard (2020) is Darling Ingredients een wereldwijde speler op het gebied van duurzame, natuurlijke ingrediënten. Zo ontwikkelt en produceert Darling eetbare en oneetbare bio-voedingsstoffen, bio-brandstof en nutritions. De klanten van Darling Ingredients zitten in de farmaceutische, voedingsmiddelen-, petfood-, diervoeder-, industriële, brandstof-, bio-energie- en kunstmestindustrieën.