Automatiseren van financiële processen binnen Administratief Centrum HvA en UvA
3 werkende software-
robots opgeleverd
Demovideo’s als showcase
voor andere afdelingen
TOPdesk en SAP
Alle studenten en medewerkers van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Universiteit van Amsterdam (UvA) optimaal faciliteren. Zodat die zich volledig kunnen richten op het volgen en aanbieden van het best mogelijke onderwijs. Dát is de doelstelling van het Administratief Centrum (AC) van de HvA en de UvA. Het AC is verantwoordelijk voor de studentenadministratie, financiële administratie en personeels- en salarisadministratie. De ambitie én de aard van het werk bij het AC sluiten goed aan op de belofte van Robotic Process Automation (RPA). In de RPA Thuiswerk Training, door Tacstone verzorgd tijdens de coronaperiode, werd de nieuwsgierigheid van enkele deelnemers vanuit het AC verder aangewakkerd. De volgende stap: zelf een RPA-project starten.
Eerst ervaring opdoen in een RPA Pilot
Met een goede basiskennis over de toepassingsmogelijkheden en impact van RPA, besloot het AC begin 2021 een eerste stap te zetten.
“De belangrijkste doelstelling van de pilot was om in huis praktische kennis en ervaring op te doen. Wij wilden zelf van dichtbij meemaken hoe het ontwerpen, ontwikkelen en testen van software robots in zijn werk gaat. En natuurlijk de samenwerking tussen de projectdeelnemers vanuit het AC en onze kennispartner Tacstone Technology. We hebben iedere stap en ieder resultaat van dit project goed gedocumenteerd en geëvalueerd. Dat heeft ons enorm veel inzicht opgeleverd en ik heb er alle vertrouwen in dat we klaar zijn voor de volgende stap.”
Raymond van den Horn | Hoofd FA-Grootboek / FA-Crediteuren
Het project leverde, naast kennis en praktische ervaring, óók drie geautomatiseerde financiële processen op. Inclusief aansprekende demo-video’s die de werking van de software robot helder in beeld brengen. Leuk voor de direct betrokkenen, maar vooral ook effectief om andere belangstellenden binnen de HvA en UvA – en dat zijn er veel! – te laten zien hoe RPA werkt en hoe softwarerobots de ICT-systemen van het AC kunnen bedienen.’
Keuze voor hyperautomation platform van UiPath
Voorafgaand aan het project heeft het AC een vergelijking gemaakt van verschillende RPA software leveranciers. Op basis van deze vergelijking is de keuze gemaakt om met het UiPath RPA platform aan de slag te gaan. De training die vervolgens werd gevolgd bij Tacstone bevestigde deze conclusie.
Uitstekende samenwerking tussen HvA-UvA en Tacstone Technology
Het succesvol uitvoeren van een RPA-pilot vergt een goede voorbereiding en intensieve samenwerking tussen betrokken partijen. De RPA-pilot bij HvA-UvA werd er op dat gebied één uit het boekje. Vanuit de HvA-UvA werd niet alleen specifieke kennis over de processen en systemen ingebracht, er was ook écht sprake van betrokkenheid en inzet om het project tot een succes te maken. Van de kant van Tacstone bleek – naast de ervaring vanuit tientallen RPA-projecten – vooral ook de praktische kennis en ervaring met onderwijsprocessen en applicaties zoals SAP en TOPdesk erg waardevol.
“De samenwerking met Tacstone was effectief en buitengewoon prettig. Het team van Tacstone Technology dacht actief met ons mee in de voorbereiding. En tijdens de uitvoeringsfase sloten ze goed aan op onze manier van werken, zoals bij onze sprintplanning. Door een wekelijkse meet-up was iedereen steeds uitstekend op de hoogte van de voortgang en knelpunten. Dat heeft bijgedragen aan het goede resultaat, en binnen het afgesproken budget. Ik ben bovendien blij dat de robotscripts die zijn ontwikkeld niet slechts de ‘happy flow’ kunnen uitvoeren, maar voldoende intelligent en robuust zijn om ook de vele uitzonderingen in de processen aan te kunnen.”
Peter Busser | Consultant SAP Expertisecentrum
Geleerde lessen tijdens RPA Pilot
De juiste processen selecteren. Misschien wel dé belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle RPA-pilot. Tijdens de RPA Thuiswerk Training in 2020 had de HvA-UvA al een uitgebreide inventarisatie en beoordeling van mogelijk geschikte processen uitgevoerd. Met de input en feedback vanuit Tacstone bleek dit een waardevolle stap. En achteraf bleek dat nog meer winst behaald kon worden dan in eerste instantie gedacht, door de betreffende processen eerst nog te optimaliseren en daarna pas te automatiseren.
Raymond noemt daarnaast nog de volgende geleerde lessen:
“Zorg ervoor dat je de juiste proces- en systeemkennis inbrengt. En blijf tijdens het traject toetsen of er verdere verbeteringen of vereenvoudigingen in het proces mogelijk zijn. Vraag jezelf daarbij steeds af: hebben we alles gedaan wat mogelijk is? En tot slot: besteed niet alleen tijd aan het maken van een goede shortlist, maar ook aan het maken van de juiste beslissing.”
Raymond van den Horn | Hoofd FA-Grootboek / FA-Crediteuren
De software robot aan het werk in SAP en TOPdesk
In het project zijn drie processen van het AC geautomatiseerd. In deze processen wordt o.a. intensief gebruik gemaakt van het bekende ERP-systeem SAP en het service-management of helpdesk-systeem TOPdesk. Beide systemen lenen zich uitstekend voor toepassing van UiPath RPA. Bijkomend voordeel was dat Tacstone al veel ervaring had met de ontwikkeling van RPA in SAP en TOPdesk.
Eén van de geautomatiseerde processen betreft de verwerking van stamgegevens van nieuwe externe/ingehuurde medewerkers en declaranten. Deze stamgegevens moeten worden verwerkt in verschillende systemen. Een proces met hoge volumes, veel handmatig werk en bovendien piekperiodes waarin de werkdruk voor de betrokken medewerkers flink kan toenemen. De inzet van de software robot die is ontwikkeld zal naar verwachting zo’n 50 uur handmatig werk per maand gaan besparen.