Hoe de eerste digitale medewerker van Boboli Benelux nu orders per fax (!) uitleest en verwerkt
Ruim 400 uur
bespaard per jaar
Snellere verwerkingstijd,
minder fouten
Exact, Outlook,
Excel
Boboli bakt jaarlijks meer dan 100 miljoen broden voor foodservice- en Retail klanten. De specialiteit van Boboli is het bakken van Mediterraans brood. Boboli levert o.a. aan tankstations en supermarkten in veel Europese landen en de rest van de wereld.
Het internationale karakter van Boboli legt een bijzonder verschil bloot tussen de landen waaraan wordt geleverd, namelijk de mate van digitalisering. RPA blijkt voor Boboli een effectieve technologie om deze verschillen te overbruggen.
Anno 2021: De digitale medewerker die orders per fax verwerkt?
Software robots worden steeds vaker ingezet om gegevens uit te wisselen tussen ICT systemen die niet goed met elkaar kunnen “praten”. De robot haalt dan bijvoorbeeld gegevens op uit een oud legacy systeem en voert deze in bij een moderne internet applicatie. Soms staan deze systemen op verschillende locaties en worden beheerd door verschillende bedrijven die samenwerken in één logistieke keten. Zo ook bij Boboli.
Waar de traditionele fax in Nederland vrijwel nergens meer wordt ingezet, is het bij onze oosterburen nog steeds gebruikelijk voor bedrijven om onderling via de fax te communiceren. Zo ook voor een aantal klanten van Boboli. Deze klanten plaatsen dagelijks direct vanuit hun eigen ICT systemen orders voor grote hoeveelheden brood bij Boboli. Per fax dus.
Bij Boboli moesten deze orders tot voor kort handmatig worden ingevoerd in Exact, het ERP-systeem dat door Boboli gebruikt wordt. Dat kostte niet alleen veel tijd, het was ook nog eens saai en vervelend werk. Werk dat dus prima door een software robot uitgevoerd kan worden.
“Na de initiële UiPath demo door Tacstone waren wij direct enthousiast over de mogelijkheden van RPA bij Boboli. Het was voor ons een logische stap om te beginnen met de orderverwerking. Het was mij al jaren een doorn in het oog dat zoveel orders nog met de hand ingevoerd moesten worden. Onze medewerkers waren wekelijks vele uren bezig om deze orders te verwerken. De nieuwe robot is daarom een mooie aanvulling op de IT middelen die wij al hadden .”
Henk Hop | Manager IT
Via OCR uitlezen van orders in pdf formaat
De orders die via fax ontvangen worden komen gelukkig niet meer ratelend op papier uit een faxapparaat rollen bij Boboli, maar worden ontvangen als PDF bestanden. De order is dan dus eigenlijk al ‘digitaal’, maar bestaat feitelijk slechts uit een afbeelding die niet zomaar door de computer kan worden uitgelezen.
Voor deze technische uitdaging bestaat gelukkig een goede oplossing: OCR (Optical Character Recognition). Hiermee is het mogelijk om tekst uit afbeeldingen te herkennen en te ‘extraheren’. Op die manier wordt de inhoud van een PDF bestand dus voor de computer leesbaar.
De software robot van Boboli maakt gebruik van OCR en kan hiermee de bestellingen uit PDF orders grotendeels automatisch uitlezen. Om de robot te helpen met het herkennen van de tekst, heeft het projectteam een zogenoemde ‘vertaaltabel’ ontwikkeld in Excel. Deze vertaaltabel is stap-voor-stap gevuld met alle bekende uitzonderingen en regeltjes op land- en artikelniveau en wordt door de robot geraadpleegd bij het uitlezen van de pdf bestanden.
Tijdbesparing, flexibiliteit en schaalbaarheid
Een logische vervolgstap na de eerste projectfase was om ook de orders van andere supermarktketens te laten verwerken door de digitale medewerker. De flexibiliteit van het UiPath-platform en de opgedane ervaring met het eerste proces zorgen ervoor dat nieuwe processen in minder dan de helft van de tijd gebouwd kunnen worden. Wijzigingen en uitbreidingen in de orderverwerking kunnen steeds sneller worden doorgevoerd. De flexibiliteit is sterk toegenomen en de inzet van de digitale medewerker maakt de afdeling orderverwerking steeds beter schaalbaar. In piekperiodes verwerkt de digitale medewerker immers met hetzelfde gemak honderden bestellingen extra. Zo weet Boboli zeker dat alle orders in de kortst mogelijke tijd en foutloos worden verwerkt, zonder extra personele inzet. Inmiddels bespaart Boboli zo tientallen uren handmatige orderverwerking per maand. De verwachting is dat deze besparing verder zal oplopen naarmate de toepassing van RPA zal worden uitgebreid.
