Méér persoonlijke aandacht voor uitzendkrachten (mede) dankzij RPA

Intensieve begeleiding van iedere uitzendkracht en maximale persoonlijke aandacht, dát is waar Consolid in de uitzendbranche het verschil maakt. Sinds de oprichting in 1990 is Consolid uitgegroeid tot het grootste gespecialiseerde uitzend- en detacheringsbureau in vervoer en veiligheid. Juist deze sectoren hebben het zwaar gehad tijdens de Covid-19 pandemie en ook aan Consolid zijn de gevolgen hiervan niet ongemerkt voorbijgegaan. Maar de organisatie is deze periode goed doorgekomen en sommige onderdelen van het bedrijf lieten juist een sterke groei zien. Een mooi voorbeeld hiervan is de home delivery dienstverlening: een geolied planningsteam en een grote pool van chauffeurs zorgden voor een sterke groei in het aantal thuisbezorgingen in opdracht van toonaangevende supermarktketens.

Hoe zorg je nu dat je in zo’n periode van sterke groei tóch in staat blijft om die persoonlijke aandacht te geven aan iedere uitzendkracht? En tegelijkertijd de administratieve processen op orde te houden én de kosten te beheersen? Dan komt de inzet van een slimme software robot om de hoek kijken.

Administratieve werkdruk mag niet ten koste gaan van persoonlijke aandacht

In de afgelopen periode gingen soms wel 100 nieuwe chauffeurs per week van start in de home delivery dienstverlening bij Consolid. De druk op de organisatie nam hierdoor flink toe. Intercedenten hadden hun handen vol aan de persoonlijke benadering van kandidaten en onboarding van nieuwe chauffeurs. Ook de administratieve werkdruk groeide. Hoewel het centrale ICT-systeem AFAS een goede basisadministratie biedt, zijn er nog altijd veel handmatige acties nodig. Denk aan het controleren van gegevens van kandidaten op volledigheid of het aanmaken van contracten met per kandidaat afwijkende reiskosten. Ook moeten kandidaten vaak worden aangemeld in de ICT-systemen van klanten.

Alle administratie moet perfect in orde zijn om iedere week een correcte verloning en facturatie te kunnen garanderen. Dat is geen eenvoudige opdracht. Het risico bestaat dat de administratieve taken ten koste gaan van de persoonlijke aandacht. Of anders gezegd: ten koste van het zaakwaarnemerschap, een principe dat Consolid zo hoog in het vaandel heeft. En dat is wat de organisatie natuurlijk persé wilde voorkomen.

Sterke groei van home delivery biedt kansen voor uitbreiding van samenwerking op RPA-gebied

In 2020 zijn Consolid en Tacstone gestart met een eerste project om bedrijfsprocessen verder te automatiseren met het RPA-platform van UiPath. Hierdoor konden vele duizenden urenbriefjes van uitzendkrachten per week voortaan automatisch worden ingelezen in het urenverwerkingssysteem.  Daarnaast is de software robot sindsdien wekelijks “druk” met het doorbelasten van alle verkeersboetes naar de juiste chauffeurs. De resultaten van dit project waren positief en de samenwerking met Tacstone was goed bevallen. Daarom besloot Consolid om samen met Tacstone te bekijken waar in de organisatie nog meer behoefte bestond aan ondersteuning door een onvermoeibare digitale collega.

RPA verspreidt zich als een olievlek over de organisatie

Een Business Analist en een RPA developer van Tacstone hebben samen met de betrokken medewerkers van Consolid het gehele proces geanalyseerd van recruitment tot aan de indiensttreding van chauffeurs voor de home delivery-markt. Alle knelpunten en de mogelijkheden voor toepassing van RPA werden in beeld gebracht. Voor iedere mogelijke toepassing is gekeken naar verwachte tijdbesparing, kortere doorlooptijd, foutreductie en mogelijke andere voordelen. Deze voordelen zijn steeds afgezet tegen de verwachte kosten van de ontwikkeling en het onderhoud van het benodigde robotscript. Op die manier is een backlog van te automatiseren processen gecreëerd.

Het resultaat is inmiddels goed zichtbaar: de nieuwe robotmedewerker handelt dagelijks allerlei ‘vervelende’ taken (bijna) volledig automatisch af, zoals het opstellen van arbeidsovereenkomsten, het aanmaken van plaatsingen, het bijwerken van dossiers van uitzendkrachten en het berekenen van reiskosten. Het belangrijkste doel hier is steeds om de medewerkers van Consolid zodanig ‘vrij te spelen’ dat zij structureel voldoende tijd en aandacht kunnen geven aan zowel klant als uitzendkracht.

De toepassing van RPA verspreidt zich inmiddels als een soort olievlek over de organisatie van Consolid. Op de Financiële Administratie, in de Centrale Backoffice en op de afdeling Home Delivery zijn is de inzet van een nieuwe digitale medewerker inmiddels een feit. In sommige gevallen worden processen niet alleen geautomatiseerd, maar ook opnieuw uitgedacht en direct verbeterd. En er ontstaan zelfs nieuwe processen, zoals automatische controleprocessen, die in de oude situatie niet goed uitvoerbaar waren. Zo controleert de robot nu op kandidaatniveau eerst alle uurtarieven voor de inzet bij klanten waarvoor reversed billing of self billing wordt toegepast. Bij eventuele factuurverschillen is nu direct duidelijk waar deze vandaan komen. En dat scheelt weer een heleboel vervelend uitzoekwerk.

Het RPA-project is nu ongeveer een jaar onderweg. Er is al veel bereikt, maar nog lang niet alle kansen voor verdere automatisering zijn benut. Het resultaat tot nu toe? Over alle processen opgeteld bespaart de inzet van RPA nu zo’n 150 werkuren per maand. Kostbare uren van intercedenten, planners en ondersteunende medewerkers. Uren die nu voor een groot deel besteed kunnen worden aan persoonlijke aandacht en zaakwaarnemerschap. Iedere maand opnieuw.

Meer over Consolid

Buschauffeurs en vervoerbedrijven, beveiligers en vrachtwagenchauffeurs: sinds 1990 verbindt Consolid vakmensen aan opdrachtgevers in vervoer en veiligheid. Met 7000 flexkrachten zijn ze intussen het grootste gespecialiseerde uitzend- en detacheringsbureau in deze sectoren. Consolid koppelt bedrijven aan mensen die al jaren in het vak zitten, of leiden ze op om vervolgens direct aan de slag te gaan