Administratieve ontzorging door inzet software robots
Praktijkvoorbeeld: het SSC Espria RPA expertisecentrum
8000+ cliëntendossiers afgesloten
170.000+ facturen gecontroleerd
6.700+ VOG’s aangevraagd
De 16.000 zorgprofessionals van Espria kunnen hun werk doen dankzij ondersteunende administratieve processen. Om de tijd die medewerkers aan administratieve taken besteden terug te brengen, maakt de zorginstelling gebruik van Robotic Process Automation (RPA). Daarom is samen met Tacstone Technology een SSC Espria RPA expertisecentrum ingericht, dat alle dochtermaatschappijen kan voorzien van digitale medewerkers die mensen helpen bij taken als facturen verwerken en VOG’s aanvragen.
Personeelskrapte vraagt om inzet nieuwe technologie
De kerntaak van het Shared Service Center (SSC) bij Espria is het verbeteren van de ondersteunende bedrijfsprocessen. In deze periode van personeelskrapte is het SSC daarom op zoek gegaan naar technologie die ervoor zorgt dat mensen minder tijd kwijt zijn aan die processen, terwijl tegelijkertijd de kwaliteit gewaarborgd blijft.
“Vijf jaar geleden al zijn we gaan nadenken over het nut van RPA, te beginnen bij de financiële processen. In zes weken tijd is vervolgens een testrobot gebouwd die goed functioneerde. Daar wilden we verder mee.”
Patrick van Oosten | Projectmanager
Repetitief werk automatiseren met RPA
Door het inzetten van RPA worden processen betrouwbaarder omdat robots minder fouten maken, èn het scheelt tijd. Dit betekent dat zorgprofessionals meer tijd hebben voor andere werkzaamheden.
Op de financiële administratie verwerkt de robot bijvoorbeeld in een maand tijd zesduizend emailberichten, dat zijn er zo’n driehonderd per dag. In tijd uitgedrukt heeft deze robot in iets meer dan een jaar tijd een volledige fte aan uren bespaard. Bovendien kan Espria eenvoudig opschalen: het aantal binnenkomende berichten neemt voortdurend toe, terwijl er niet meer medewerkers bij komen.
“De rode draad in ons werk als SSC is het verbeteren van processen, of het weghalen van zaken die niet goed lopen. Ik zie robotisering als een mooie kans om er in een periode van schaarste voor te zorgen dat onderdelen van processen niet meer door mensen gedaan hoeven te worden. RPA maakt processen betrouwbaarder omdat minder fouten worden gemaakt, èn het scheelt tijd. Dit betekent dat mensen andere taken kunnen oppakken, want we hebben meer werk dan mensen.”
Anke Landstra| Manager Informatievoorziening
Automatiseren gaat niet alleen om tijdsbesparing
Bij HR loopt het aanvragen van een VOG veel efficiënter. Dat was voor mensen een tijdrovend en soms frustrerend proces, maar daar heeft een robot geen last van. De robot blijft gewoon doorgaan, ook als het bijvoorbeeld niet direct mogelijk is in te loggen bij de VOG-verstrekker.
Bij een project waar duizenden records in het systeem moesten worden aangepast, zouden vijf extra uitzendkrachten voor een paar weken ingehuurd moeten worden. Nu heeft een robot dat in een paar dagen -en nachten, want hij werkt gewoon door- geregeld.
“Op de financiële afdeling, waar mensen voor het eerst met robots te maken kregen, hebben medewerkers letterlijk gezegd dat ze het heerlijk vinden dat ze bepaalde werkzaamheden niet meer hoeven te doen dankzij die robot.”
Koert de Vries | Manager Financiële Administratie
Op naar administratieve ontzorging
Anke Landstra, Manager Informatievoorziening, zegt: “Ik zie nog heel veel potentie voor robots in onze organisatie. Mijn toekomstbeeld is wel dat iedere zorgorganisatie in ieder geval een robot heeft draaien die verschillende processen efficiënter laat verlopen. Voor de zorg als sector zit de waarde van robots in administratieve ontzorging. Daarnaast is kwaliteitsbewaking erg belangrijk in de zorg, en ook daar kunnen robots een belangrijke rol spelen.”
De oplossing die bij Espria draait kan ook voordelen bieden voor veel andere organisaties in de zorgsector, die tenslotte met dezelfde uitdagingen te maken hebben.
Projectmanager Patrick van Oosten besluit: “De waarde van RPA in het zorgproces is vooral dat je repeterend werk, dat veel tijd kost, eruit haalt. Dan kunnen mensen het werk doen waar ze voor zijn opgeleid. Het leeuwendeel werkzaamheden die we robotiseren moeten wel gedaan worden, maar het zijn herhalende taken waar je professionals liever geen tijd aan laat besteden.”
Over Espria
Espria is als netwerk van zorgorganisaties actief in veel takken van zorg en wordt ondersteund door zorgtechnologie. In diverse regio’s van Nederland zetten zij zich in voor de gezondheid van mensen. Onderling en ook met anderen, zoeken de medewerkers van Espria naar verbinding om zo te kijken waar de kwaliteit van leven voor mensen verbeterd kan worden en hoe Espria zich kan onderscheiden als werkgever. Zorginstellingen die onderdeel zijn van Espria zijn Evean, GGZ Drenthe, Icare Verpleging & Verzorging, Icare Jeugdgezondheidszorg, Icare Thuisbegeleiding, De Trans, Zorgcentrale Noord en Zorggroep Meander.
Wil jij net als Espria ook kennismaken met deze nieuwe technologie? En ontdekken welke voordelen het biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en/of demo.
