De afdeling studentenadministratie speelt een cruciale rol binnen onderwijsinstellingen. Het verzorgt de in- en uitschrijvingen van studenten, de registratie van examens en de financiële afwikkeling van collegegelden. Door een tekort aan personeel, veranderende wet- en regelgeving en piekperioden rondom aanmelding deadlines, ervaren medewerkers vaak een hoge werkdruk. Dit kan niet alleen leiden tot vertragingen in het verwerken van aanvragen of fouten in het studentenbeheer, maar ook tot stress, burn-outs met soms langdurig verzuim als gevolg. De oplossing? Inzet van nieuwe technologie zoals RPA om de administratieve werkdruk te verlagen.
Voordelen van RPA binnen de afdeling Studentenadministratie
Natuurlijk leidt het automatiseren van repetitieve werkzaamheden met RPA tot tijdsbesparing. Echter, de kwalitatieve voordelen zijn net zo interessant. In het bijzonder binnen een afdeling studentenzaken, waar aanmeldingsdeadlines zorgen voor een toenemende werkdruk tijdens piekperioden, zijn software robots zeer welkom.
Het automatiseren van administratieve taken met behulp van RPA resulteert in:
Verlagen van werkdruk in piekperioden
Voldoen aan veranderende wet- en regelgeving
Continuïteit tijdens verzuim of ziekte
Uitvoeren van extra data controles
Kortere reactietijden
Efficiëntere manier van werken
Software robot vs. Administratief medewerker
Wat is RPA precies? RPA staat voor Robotic Process Automation, een technologie die het simuleren van toetsenbord- en muishandelingen mogelijk maakt. Het voert repetitieve, handmatige en vaak administratieve taken geautomatiseerd uit. Dit wordt gedaan door middel van een software robot, ook wel bekend als een digitale medewerker.
- Direct inzetbaar
- 168 uur p/week
- 100% productief
- Kosten ca €3,- per uur
- Foutloos
- Altijd beschikbaar
- Recruitment & onboarding
- 40 uur p/week
- 80% productief
- Kosten ca €40,- per uur
- Maakt fouten
- Verlof en ziekte
Welke processen kun je met RPA automatiseren?
De werkzaamheden die het meest geschikt zijn om geautomatiseerd te worden met RPA zijn repetitief, handmatig en hebben een hoog volume aan transacties. Vaak vereist het uitvoeren van een proces het gebruik van meerdere applicaties. Het is in deze situaties dat RPA het beste tot zijn recht komt.
Binnen de afdeling Studentenadministratie worden de volgende taken door onze software robots overgenomen:
✅ Verwerken aanmeldingen studenten
✅ Koppelen studenten aan groepen
✅ Uitdraaien van diploma’s en toetsresultaten
✅ Aanmaken van nieuwe groepen en vakcodes
✅ Exporteren en controleren van toetsresultaten uit TOA
✅ Validatie studieovereenkomsten voor verwijderplicht
✅ Overzetten intake afspraken overzetten
✅ Doorgeven verzuimmeldingen aan DUO
✅ Invoeren curriculum (oa keuzevakken)
Deze onderwijsinstellingen gingen je voor…
We kunnen je echt van alles vertellen over wie we zijn, hoe we werken en wat er allemaal mogelijk is met RPA en AI. Neem contact met ons op om meer te horen over deze projecten.
Praktijkvoorbeeld: verwerken digitale aanmeldingen
Robbie de Robot is de digitale medewerker van het ROC van Amsterdam en controleert jaarlijks 32.000+ digitale aanmeldingen van studenten. Dit voorkomt dubbele registraties in het systeem, zorgt voor een snelle verwerkingstijd én een lagere werkdruk rond de aanmeldingsdeadline.
Bekijk de video!
Praktijkvoorbeeld: intekenen studenten
RoboWin is de digitale medewerker van Windesheim Zwolle. Studenten schrijven zich iedere periode via een webapplicatie (intekenen 2.0) in voor nieuwe vakken. RoboWin zorgt voor de verwerking in Educator.
Bekijk de video!
Klantcases in het onderwijs
Software Robots inzetten op jouw afdeling Studentenadministratie?
We hebben met succes verschillende onderwijsinstellingen bijgestaan bij het implementeren van software robots (RPA) om repetitieve, handmatige processen te automatiseren. Ben je benieuwd welke processen we op jouw afdeling kunnen automatiseren? Aarzel dan niet om contact op te nemen met Ebert Knol.