RPA bij zorginstelling Pluryn: vergaand automatiseren van factuurverwerking
Pluryn is een grote zorginstelling met ruim 7 duizend professionals en 1000 vrijwilligers. Zij ondersteunen en behandelen jongeren en volwassenen met voorzieningen voor gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. In 2020 is Pluryn gestart met RPA. Het initiële doel was het verminderen van de administratieve werkdruk. De resultaten waren positief en inmiddels zijn diverse processen met succes geautomatiseerd. De ambitie reikt verder. Tacstone heeft daarom op verzoek van Pluryn een medewerker van de zorginstelling opgeleid tot volwaardig RPA Developer. Zo kunnen Pluryn en Tacstone in co-creatie samen nog meer processen automatiseren en de werkdruk verder verlagen.
Factuurverwerking (nog verder) automatiseren met UiPath RPA
Pluryn heeft het proces van factuurverwerking in de afgelopen jaren geautomatiseerd. De meeste facturen worden niet meer op papier ontvangen, maar als pdf-bijlage per e-mail. Zo’n pdf factuur is weliswaar digitaal, maar kan niet zomaar door de computer worden gelezen. Pluryn gebruikt hiervoor de software van ProActive. Deze software leest de pdf facturen uit en vertaalt de inhoud naar tekst. Het handmatig overtypen van alle gegevens uit de inkoopfacturen is hierdoor niet meer nodig. Dat scheelt veel tijd en incidentele typefouten. Maar omdat deze software de pdf facturen niet volledig automatisch kan verwerken, moesten medewerkers van Pluryn toch nog vaak dezelfde handelingen uitvoeren. Een ideale kans dus om de software robot in te zetten.
De virtuele medewerker Crediteurenadministratie
Het doel van het eerste RPA project was duidelijk: de factuurverwerking zoveel mogelijk automatiseren, mét gebruikmaking van de bestaande software. De consultants van Tacstone en de medewerkers van Pluryn hebben samen het proces goed in kaart gebracht. Bij iedere processtap is gekeken of de software robot (een deel van) het handmatige werk van de medewerker zou kunnen overnemen. Hierbij zijn ook de kosten voor ontwikkeling en beheer van het robotscript steeds afgezet tegen de verwachte baten, zoals directe tijdbesparing.
“Ons doel was nadrukkelijk niet om iedere incidenteel voorkomende factuur en iedere mogelijke uitzondering te automatiseren. Dat is vanuit kosten/baten oogpunt niet haalbaar. Onze opzet was om de meest arbeidsintensieve taken over te dragen aan de softwarerobot. De uitzonderingen en de minder vaak voorkomende facturen worden dan gewoon nog afgehandeld door onze medewerkers.”
Thomas Geelkerken | Teamleider Business Analytics
Het proces van factuurverwerking is eerst logisch opgeknipt in drie deelprocessen. Hiervoor is een framework gebouwd. Binnen dit framework is het projectteam gestart om voor de top-10 leveranciers (lees: de 10 leveranciers die jaarlijks de meeste facturen indienen bij Pluryn) de volledige factuurverwerking te automatiseren.
Een framework voor geautomatiseerde factuurverwerking
Het end-to-end proces van factuurverwerking bestaat uit een serie opeenvolgende handelingen. Het begint bij de e-mail inbox waarin de facturen worden ontvangen en eindigt met het betaalbaar stellen van de goedgekeurde facturen. Om dit proces goed te automatiseren heeft Tacstone Technology een framework ontwikkeld. Dit framework bestaat uit drie sets van robotscripts, die de achtereenvolgende stappen in het proces geautomatiseerd kunnen uitvoeren.
Toelichting bij het framework
Stap 1: uitlezen e-mail inbox en doorsturen van facturen naar ProActive mailbox
De softwarerobot leest iedere avond de e-mail inbox uit waarin de inkoopfacturen worden ontvangen. De robot controleert voor iedere e-mail met bijlage of het daadwerkelijk om een factuur gaat en of deze voldoet aan een aantal specifieke eisen. E-mails die niet voldoen aan deze eisen worden uitgefilterd. De e-mails die wel voldoen worden door de robot per crediteur doorgestuurd naar de betreffende mailbox van ProActive.
Stap 2. Coderen van facturen in ProActive
De softwarerobot logt in bij ProActive en gaat één voor één iedere inkoopfactuur coderen. De robot opent een factuur en vult de ontbrekende gegevens in op basis van kenmerken en beslisregels die vaak specifiek zijn per crediteur. De robot vult velden zoals “omschrijving”, “periode” (in welke maand moet de factuur worden geboekt), “kostenplaats” en “grootboekrekening”. Nadat de robot alle gegevens heeft ingevuld, handelt hij het ticket in ProActive af en verandert de status naar “gecodeerd”.
Stap 3. Doorsturen van facturen naar het goedkeuringsproces
De softwarerobot logt in bij ProActive en gaat naar het overzicht met facturen. Hier selecteert de robot alle volledig gecodeerde facturen. Dit zijn zowel de automatisch (door de robot) gecodeerde facturen als de handmatig (door de medewerker) gecodeerde facturen van die dag. Alle facturen worden met een druk op de knop doorgestuurd naar het goedkeuringsproces. De robot wacht totdat alle facturen zijn doorgezet en sluit dan ProActive af.
Optimaal schaalbaar: binnen 1 dag een nieuwe crediteur toevoegen
Het framework, ontwikkeld in UiPath Developer Studio, werkt met zgn. ‘library items’ voor de standaard regels en controles. Ook bevat het framework een ‘dispatcher performer setup’ waardoor de medewerker van Pluryn eventuele fouten in de afhandeling van een factuur gemakkelijker kan opsporen en een ticket opnieuw kan aanbieden als dat nodig is.
“Het framework zorgt ervoor dat het proces van begin tot eind overzichtelijk en beheersbaar blijft. Bovendien maakt het framework het mogelijk om bestaande logica te hergebruiken. Hierdoor kunnen wij een nieuwe leverancier binnen een dag toevoegen. Dat betekent dus dat alle facturen van zo’n nieuwe leverancier direct al vanaf de volgende werkdag verwerkt kunnen worden door onze virtuele medewerker Crediteurenadministratie.”
Jasper van Schaik | Ontwikkelaar proces- en datatechnology
Maandelijks 400 facturen automatisch en foutloos verwerkt
De nieuwe virtuele medewerker van Pluryn leest dus inmiddels iedere avond de crediteuren mailbox uit. De volgende ochtend wordt de eventuele uitval, die doorgaans minder dan tien procent bedraagt van de verwerkte facturen, klaargezet voor de medewerkers van de afdeling. Per maand worden nu zo’n 400 facturen verwerkt door de software robot. Dit resulteert in een tijdbesparing van circa 40 uur per maand. Deze tijd kan nu worden besteed aan andere zaken zoals het verder professionaliseren van het crediteurenproces op organisatorisch vlak, complexere leverancier vraagstukken beter ondersteunen. Het resultaat brengt ook met zich mee dat budgetverantwoordelijke juist en volledig inzicht te krijgen in de kosten. Een kwaliteitsslag in onze managementinformatie.
De software robot heeft nog tijd over: vervolgaanpak in co-creatie
Het factuurverwerkingsproces is geautomatiseerd met een zgn. unattended robot van UiPath. Deze robot kan zonder tussenkomst van een medewerker het proces opstarten, inloggen in de applicaties, alle taken uitvoeren en het proces weer netjes afsluiten. De robot is 7 dagen per week en 24 uur per dag beschikbaar en kan dus nog veel meer taken uitvoeren. Zo handelt dezelfde robot inmiddels ook het online aanvragen van VOG verklaringen af.
De medewerkers en het management van Pluryn zijn enthousiast over de eerste toepassingen van RPA. De animo om meer administratieve processen te automatiseren is gegroeid. Pluryn heeft daarom aan Tacstone gevraagd om één van haar medewerkers op te leiden tot volwaardig RPA Developer. Zo maakt Pluryn dus een begin met het in huis opbouwen van kennis van RPA. Partijen zullen in de komende tijd blijven samenwerken in een co-creatie model, waarin Tacstone als kennispartner ondersteuning biedt en waar nodig extra ontwikkelcapaciteit levert.