Meer handen aan het bed door slimme automatisering in het primaire proces bij Verpleeg Thuis

Robotic Process Automation (RPA), AI en Low-Code zijn ondertussen veelgebruikte manieren om te innoveren in ondersteunende processen. Maar in het primaire proces zijn deze technologieën nog minder ruim vertegenwoordigd. Vierstroom Verpleeg Thuis is met het recente in gebruik nemen, in samenwerking met Tacstone, van een maatwerk low-code applicatie speciaal voor roosteren een pionier op dit gebied.

Vierstroom Verpleeg Thuis, onderdeel van Fundis, is een organisatie met een bijzonder aanbod: verpleeghuiszorg bij de mensen thuis. De in Gouda gevestigde organisatie biedt zorg- en ondersteuning aan thuiswonende cliënten die naast zorg ook behoefte hebben aan meer welzijn en ondersteuning bij de maaltijd, waaronder cliënten met dementie. Het gaat onder meer om verzorging en verpleging, alarmering, dagactiviteiten, eten en drinken en huishoudelijke hulp.

In lijn met dit innovatieve karakter van Verpleeg Thuis is ook de slimme inzet van technologie onderdeel van de strategie. Directeur Marieke Oldewarris: “Binnen zorgorganisaties worden de eerder benoemde technologieën vooral ingezet in backoffice-processen als facturatie en registratie. Wij hebben ervoor gekozen onze medewerkers te ondersteunen door Low-Code in te zetten aan de voorkant, dus echt in het primaire proces.”

Slim organiseren

Die wens om te innoveren komt voort uit de aard van de activiteiten. Oldewarris legt uit: “Toen we acht jaar geleden begonnen was dat financieel verlieslatend, omdat het georganiseerd was als in het verpleeghuis. Maar daar heb je dertig bewoners op één locatie, het is heel anders om ze op dertig verschillende adressen te bezoeken. Procesmanagement en technologie kwamen dus al snel in beeld om de zorg financieel haalbaar te kunnen aanbieden.”

Ze geeft een voorbeeld van de manier waarop technologie ondersteunt: “Vroeger reden we rond met een genummerde sleutelbos in de auto. Tegenwoordig gebruiken we een app om deuren te openen. Hetzelfde geldt voor de zorgdossiers; vroeger lagen er mappen bij de cliënten thuis, nu is dat gedigitaliseerd. Maar het grootste probleem in de zorg is personeelstekort. We werken wel met technologieën als tablets en tools om dagactiviteiten te ondersteunen, maar dat levert uiteindelijk niet genoeg op.”

Handen aan het bed

Verpleeg Thuis wilde dus technologie die daadwerkelijk mensen vrijmaakt voor ‘extra handen aan het bed’. “Ik sprak daar ongeveer een jaar geleden over met iemand van de backoffice, die bezig was met automatisering. Zo kwamen we op het idee om te onderzoeken hoe we dit ook in het primaire proces toe te passen, in dit geval de zeer tijdrovende processen van roostering en planning. Roostering bepaalt wie wanneer werkt, planning bepaalt vervolgens waar je naartoe gaat als je werkt. Dat zijn twee verschillende processen. In de zorg kost het maken van roosters veel tijd, en het maken van de planning kost nog meer tijd.”

Omdat WelThuis, onderdeel van Fundis, al naar tevredenheid werkte met Tacstone Technology is ook Oldewarris met hen in gesprek gegaan. “Ik heb Tacstone gevraagd om te beginnen met de roostering, met de ambitie om uiteindelijk ook het planningsproces te robotiseren.”

“We zitten nu in het eerste stadium, en vorige week heeft ‘Harry’ het eerste rooster gemaakt voor onze medewerkers.”

Mariek Oldewarris | Directeur Verpleeg Thuis

Criteria

Automatiseren van de roostering is volgens haar cruciaal, om meer uren beschikbaar te krijgen voor uitvoerende zorg. Het proces was al efficiënt ingericht, wat het geschikt maakte voor Low-Code en RPA “We werken op basis van vaste criteria met weinig uitzonderingen. Iedereen werkt bij ons alle diensten. We hebben een Arbo-verantwoord rooster, wat betekent dat niemand een gebroken dienst heeft en niemand een ochtend na een avonddienst. Iemand die 24 uur per week werkt, moet zestien diensten krijgen. Dit zijn harde criteria waarop het rooster wordt gebaseerd.”

“Dat is dus precies waar het algoritme goed in is, want dat kan niet omgaan met grijze gebieden of vage wensen. Dat is vaak het probleem bij het handmatig maken van roosters, maar dat hadden wij al ondervangen in het proces. Natuurlijk ontdekten we gaandeweg wel dat er soms uitzonderingen zijn, maar die konden we inpassen.”

Uren vrijmaken

Het eerste rooster dat ‘Harry’ heeft gemaakt is volgens haar voor 80 procent correct. “We zijn nu bezig het te verbeteren. Harry zit nog in zijn inwerkperiode, dus er mogen nog foutjes zijn. Maar ik ben ervan overtuigd dat dit uiteindelijk heel veel tijd gaat besparen. Slimme roostering levert ons tussen de 50 en 80 uur per maand op, die we voor zorg kunnen gebruiken. En de planning zal nog veel meer opleveren. Verpleegkundigen besteden per team vier uur per dag aan planning. Met acht teams is dat 32 uur per dag, wat neerkomt op 160 uur per week. Ik verwacht dat robotisering van de planning ons twee tot vier FTE per week kan gaan opleveren.”

Een bijkomend voordeel is de kwaliteitsverbetering. “Ondanks een vast systeem was het mensenwerk. Dan sluipen er toch fouten in, zoals iemand die per ongeluk ingepland wordt voor een ochtenddienst na een avonddienst. Harry maakt die fouten niet. Dus wat we hiermee ook bereiken is meer stabiliteit in de roosters.”

Snel impact

Ze kijkt tevreden terug op de samenwerking met Tacstone: “De ontwikkeling van de robot ging snel. Dat komt volgens mij omdat we met twee slagvaardige organisaties werken. Wij schakelen snel, Tacstone ook. Als we iets tegenkwamen dat Harry niet goed deed, werd dat snel aangepast. We hebben dezelfde visie en zitten op één lijn, wat enorm helpt in het proces.” De organisatie is blij met de robot:

“De meeste verpleegkundigen ervaren plannen als een last. Zij willen veel liever naar de cliënten toe.”

Marieke Oldewarris | Directeur Verpleeg Thuis

Ook collega’s bij andere Fundis bedrijven kijken met interesse naar deze ontwikkeling. Ook zij willen graag tijd besparen, maar ze zijn soms nog afwachtend. Dat geeft niet, wij doen graag dat pionierswerk, dat zit in ons DNA.”