ROC van Amsterdam en Flevoland loopt voorop met RPA: “Robbie de Robot helpt collega’s door de jaarlijkse piekdrukte heen!”
Ruim 2.400 uur tijdbesparing per jaar
Snellere reactietijd én minder werkdruk in piekperiodes
Topdesk, AFAS, Eduarte
In 2019 startte Tacstone bij het ROC van Amsterdam en Flevoland met een robotic process automation pilot project. Met die relatief vroege start was het ROC écht een voorloper op het gebied van procesautomatisering in de sector. Nu, ruim twee jaar later, is RPA als technologie volledig omarmd door het management en de medewerkers. Logisch, want Robbie de Robot verlaagt de werkdruk en verbetert bovendien de dienstverlening naar studenten én docenten.
Procesoptimalisatie in de ‘administratiefabriek’
Met ruim dertigduizend studenten, honderden opleidingen en meer dan drieduizend medewerkers is ROCvA-F de grootste MBO instelling van Nederland. Het instituut kan zonder te overdrijven een enorme “administratiefabriek” worden genoemd. Jaarlijks, met name rondom de start van het nieuwe studiejaar, moeten gigantische aantallen mutaties worden verwerkt. In korte tijd moeten duizenden aanmeldingen van nieuwe studenten worden gecontroleerd, verwerkt en bevestigd. Ook moeten er vele honderden wijzigingen worden doorgevoerd in de personeelsadministratie voor het onderwijs- en ondersteunend personeel.
“Zo hebben wij sinds 2019 bijvoorbeeld te maken met het Toelatingsrecht. Studenten moeten zich nu vóór 1 april aanmelden voor één of meerdere studies. Dit resulteerde in een nóg grotere piek van nieuwe aanmeldingen dan voorheen. Het zorgde tijdelijk voor een zeer hoge werkdruk in onze organisatie. Omdat wij de aanmeldingen dankzij RPA vrijwel geheel automatisch kunnen verwerken, hebben onze collega’s nu veel minder last van stress en werkdruk. En de aanmeldingen worden ook nog eens sneller én foutloos verwerkt. Studenten krijgen dus eerder een bevestiging van hun aanmelding. En we vermijden onnodige klachten en vragen over foutief verwerkte aanmeldingen.”
Erik Schreuder | Hoofd Studentenzaken
Hulp van de onvermoeibare collega: RPA
Robbie de Robot, zoals de medewerkers van ROCvA-F hun digitale collega hebben genoemd, is dus met open armen ontvangen. Één van de redenen hiervoor is dat Robbie 24/7 werkt, dus ook ’s nachts en in het weekend. Dit zorgt voor een lagere werkdruk op de afdeling. Wij zien bij ROCvA-F, net als bij veel andere onderwijsinstellingen, dat de organisatie worstelt met de tekortkomingen van de bestaande ICT systemen. Met name het continu aanpassen van deze systemen aan nieuwe diensten, of veranderingen in wet- en regelgeving, blijkt een knelpunt. Medewerkers werken daarom vaak noodgedwongen met drie, vier of soms wel vijf systemen naast elkaar om hun dagelijkse werk uit te kunnen voeren.
“Wij hebben in de afgelopen twee jaar ontdekt hoe we RPA als technologie en hulpmiddel kunnen inzetten om, zelfs zónder onze huidige ICT aan te passen, de automatiseringsgraad tóch fors te verhogen. Voor ons is RPA daarom écht een geweldige nieuwe tool in onze gereedschapskist. Door deze tool zijn we minder afhankelijk van aanpassingen aan onze bestaande ICT systemen. Sterker nog, door de inzet van RPA kunnen we het rendement uit onze bestaande systemen zelfs verbeteren.”
Mark Leummens | Hoofd Informatievoorziening
Processen in detail uitgewerkt
Een belangrijke succesfactor in het project blijkt de inbreng van gedetailleerde proceskennis. Daarnaast het enthousiasme én de bereidheid om te leren en te experimenteren bij de direct betrokken medewerkers. Eén van deze ambassadeurs is Bianca Fidder, Functioneel Beheerder Informatievoorziening. Met haar gedetailleerde kennis van processen en applicaties, konden de soms complexe administratieve processen tot in detail worden vastgelegd. Dit inclusief alle bijbehorende beslisregels en uitzonderingen.
“Ik vind het ontzettend leuk om naast mijn gewone werkzaamheden ook met RPA bezig te zijn. Ik ben inmiddels één van de RPA beheerders in onze organisatie geworden en in die rol volg ik de prestaties van Robbie de Robot op de voet. Want ook al gaat onze robot niet op vakantie en is hij nooit ziek, soms vinden er nou eenmaal uitzonderingen plaats die we niet hadden voorzien. Of Robbie loopt vast op onverwachte problemen met onze ICT systemen. In mijn rol als RPA Supervisor signaleer ik verstoringen in het werk van de robot en zorg ik dat deze direct worden hersteld, zodat Robbie weer snel aan het werk kan.”
Bianca Fidder | Functioneel Beheerder
RPA Supervisor biedt helpende hand
Bianca en Robbie werken nauw samen. Zo is Robbie ook een behandelaar in TopDesk, welke meldingen doorzet naar Functioneel Beheer zodra er een handmatige actie nodig is. Een handige manier om uitzonderingen alsnog handmatig door medewerkers op te laten pakken.
Dankzij robotic process automation van Tacstone heeft ROC van Amsterdam en Flevoland grote stappen kunnen maken met procesoptimalisatie. Hierdoor verlopen processen soepeler, waardoor ze minder moeite en tijd kosten. Een win-win situatie voor zowel personeel als leerlingen. Wil jij, net als het ROC vA-F, ook genieten van deze voordelen? Neem snel contact met ons op om te bespreken hoe RPA uw organisatie naar het volgende niveau kan helpen.
